Che cos'è un project sponsor?
Un project sponsor è un ruolo di gestione senior che fornisce risorse, supporto e leadership al team di progetto e generalmente "possiede" il progetto. Questa persona serve anche come collegamento tra il project manager e altri gruppi decisionali.
La quantità di tempo che il project sponsor deve dedicare a un compito varia a seconda del loro ruolo all'interno dell'azienda (ad esempio, il CEO dell'azienda potrebbe avere meno tempo da dedicare al progetto rispetto a un direttore o al proprietario del prodotto). Assicurati di parlare del ruolo e delle aspettative prima dell'inizio del progetto, in modo che tutti comprendano la loro parte e i loro contributi.
Un project sponsor può anche essere chiamato product sponsor, project director, account manager o business unit manager.
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Che ruolo ha il project sponsor?
Il project sponsor svolge un ruolo critico nella visione e nella governance del progetto. Il project sponsor monitora l'avanzamento, aiuta a risolvere i problemi e funge da linea di comunicazione aggiuntiva tra i membri del team, i clienti e le parti interessate.
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Nella relazione della conferenza del 2006 "Exploring the role of the project sponsor", gli autori Les Labuschagne, Terry Cooke-Davies, Lynn Crawford, Brian J. Hobbs e Kaye Remington spiegano che il project sponsor avrà obiettivi diversi all'interno delle seguenti tre categorie di relazioni in un'organizzazione:
- Verticale verso l'alto: queste relazioni includono il team di leadership esecutiva, come il CEO, il Chief Financial Officer e il Chief Information Officer. Nella relazione, Labuschagne scrive che il project sponsor è "incaricato di raggiungere gli obiettivi strategici che il team esecutivo ha formulato."
- Orizzontale: queste relazioni includono rappresentanti delle parti interessate e program manager chiave che sono "responsabili del raggiungimento dei vantaggi aziendali dei nuovi prodotti o servizi che il project manager consegna", secondo la relazione.
- Verticale verso il basso: questi ruoli includono il project o il program manager e il team di progetto. Il project sponsor, secondo le parole di Labuschagne, "richiede al project manager e al team di eseguire efficacemente e in modo efficiente le loro attività e, a sua volta, lo stesso è previsto dal manager e dal team."
Responsabilità del project sponsor
Il ruolo del project sponsor incorpora l'intero ciclo di vita del progetto, con responsabilità diverse durante ogni fase di un progetto, come dettagliato di seguito:
- Fase di pianificazione: il project sponsor assicura che i piani siano realistici, rappresenta il punto di escalation per problemi e sfide e segue l'efficacia del team di progetto.
- Fase di implementazione: il project sponsor lavora con il project manager per fornire feedback, identificare la causa principale di eventuali problemi e riconoscere il completamento delle milestone.
- Fase di chiusura: il project sponsor conduce una valutazione post-progetto sulle prestazioni del progetto. Inoltre, lasciano uno spazio per un feedback costruttivo sul successo o sul fallimento del progetto.
Un project sponsor deve porsi delle domande in ogni fase del progetto, come indicato di seguito:
- Fase di pianificazione:
- Qual è lo scopo di questo progetto e che aspetto ha il suo successo?
- Cosa mi si richiede per questo progetto?
- Chi sono le principali parti interessate e qual è il loro livello di coinvolgimento?
- Quali sono i requisiti del personale per questo progetto? Abbiamo questa disponibilità?
- Le stime dei costi sono realistiche per il budget del cliente?
- Fase di implementazione:
- Come possiamo migliorare il piano?
- C'è qualcosa che posso fare per aiutare?
- Quali rischi del progetto dobbiamo affrontare?
- Ci sono preoccupazioni o problemi che devono essere affrontati?
- Siamo in linea con il completamento delle milestone?
- Fase di chiusura:
- Cosa ha determinato il successo o il fallimento di questo progetto?
- Cosa possiamo fare in modo diverso la prossima volta?
- Quali problemi abbiamo affrontato e come possiamo prevenirli per i progetti futuri?
- Cosa avrebbe reso più facile questo progetto?
- Hai un feedback per me?
Esempio di project sponsor
In un progetto di implementazione per un'azienda software, il project sponsor potrebbe essere il data services director. Supervisiona i team di implementazione, web e del prodotto; riceve aggiornamenti e approva richieste dal project manager; risponde alle domande e fornisce risorse a tutti e tre i team.
Come un project sponsor differisce da altri membri del team
Distinguere il project sponsor da altri ruoli nel team di progetto può generare confusione, poiché lavorano strettamente insieme. Tuttavia, le differenze tra i ruoli diventano più evidenti quando si suddividono le responsabilità di ciascuno.
Modello dei ruoli e delle responsabilità
Scarica il modello dei ruoli e delle responsabilità
Usa questo modello, disponibile come slide PowerPoint modificabile, per comprendere, organizzare e assegnare ruoli all'interno del tuo team di progetto. Il modello include uno spazio per aggiungere una breve descrizione delle responsabilità per ogni ruolo e per annotare come ogni ruolo si confronta con quello del project sponsor. Assegna facilmente un membro del team a ciascun ruolo e includi il modello nella presentazione della riunione di progetto più ampio.
Project Sponsor vs. Project Manager
Sebbene un project sponsor fornisca risorse e supporto per garantire risultati di successo, un project manager si concentra sull'esecuzione e sui risultati del progetto.
Henrico Dolfing è un consulente per il recupero del progetto e l'autore di The Project Success Model. "I project manager forniscono progetti; i project sponsor forniscono valore aziendale", afferma. "Come project sponsor, sei in definitiva responsabile dell'organizzazione per fornire risultati e vantaggi aziendali. Il team di progetto e il comitato di gestione esistono per aiutarti a raggiungere i risultati e a realizzare i vantaggi."
Project Sponsor vs. proprietario del prodotto
Il project sponsor si concentra sull'utilizzo della visione e delle risorse e serve come sostenitore del prodotto. Il proprietario del prodotto sostiene l'utente finale e guida il team con decisioni informate in base al feedback.
Project Sponsor vs. proprietario del prodotto
Il project sponsor funge da linea di comunicazione tra il team di progetto e i responsabili delle decisioni. Al contrario, il proprietario del progetto funge da linea di comunicazione tra project sponsor e project manager.
Project Sponsor vs. Project Champion
Un project sponsor è un ruolo formale che fornisce risorse e guida ai membri del team. Al contrario, un project champion è un ruolo informale che fornisce ai membri del team un supporto ispiratore e motivazionale, oltre a sostenere il progetto per garantire che le parti interessate siano soddisfatte.
Project Sponsor vs. Executive Sponsor
I termini executive sponsor e project sponsor sono spesso fusi insieme. Tuttavia, possono differire se l'executive sponsor è un membro senior o il responsabile del comitato di un progetto: in questo scenario, un project sponsor funge da collegamento tra il comitato e il team di progetto.
Ruolo dell'executive sponsor in un progetto
Un executive sponsor è interessato al successo del progetto e ad allineare il progetto alla visione e alla strategia dell'azienda. L'executive sponsor mantiene la comunicazione con il project sponsor e il resto del comitato del progetto per aggiornamenti sull'avanzamento del progetto.
Modello di organigramma del project sponsor
Scarica il modello di organigramma del project sponsor
Usa questo modello nella presentazione del team di progetto per assegnare ruoli e visualizzare la gerarchia dei ruoli e l'organizzazione all'interno dell'organizzazione. Questo modello è uno strumento utile per ricordare ai membri del team di progetto il loro punto di contatto.
Come ottenere un project sponsor
È possibile semplificare il processo di scelta di un project sponsor preparando spiegazioni dei ruoli e delle responsabilità. Assicurati che il project sponsor sappia cosa ci si aspetta dal suo ruolo, in quanto questo ti aiuta a identificare il più adatto al progetto.
Una volta che sai cosa stai cercando, preparati a incontrarti con i candidati seguendo i passaggi seguenti:
- Definisci i ruoli e le responsabilità
Fatti un'idea chiara del ruolo e delle responsabilità, in modo da poterli comunicare efficacemente. - Il Pitch
Preparati a presentare il tuo progetto con entusiasmo e a spiegare come anche il sostegno di uno sponsor può offrire vantaggi. - Parla della larghezza di banda e della partecipazione prevista
Fatti un'idea chiara di quanto supporto richiederà il progetto da parte del project sponsor. - Parla di come il suo contributo sarà fondamentale per il successo del progetto
Identifica le aree del progetto che potrebbero aver bisogno di più supporto e sii pronto a parlare di come sarà il supporto. - Stabilisci aspettative di comunicazione e un calendario di meeting regolari
Pensa alla quantità di comunicazione ideale tra un project sponsor e il team di progetto, quindi delinea un esempio di calendario dei meeting da condividere.
Che cos'è che rende buono un project sponsor?
Un buon project sponsor è responsabile, mantiene l'autorità all'interno dell'organizzazione e può influenzare il successo del progetto. Agisce come leader e sostenitore entusiasta, incoraggia il team di progetto e condivide i progressi e i risultati ottenuti con il comitato del progetto.
Secondo Dolfing, un grande executive sponsor è uno sponsor attivo. Condivide i seguenti otto principi guida per un project sponsor di successo:
- Ricorda: non sei responsabile dell'inserimento di tempo e budget nel progetto: questo è il lavoro del project manager. In qualità di project sponsor, sei responsabile della realizzazione dei risultati aziendali, dei vantaggi e del valore netto.
- I risultati del progetto non sono risultati aziendali: un progetto può consegnare un sistema, ma un sistema da solo non corrisponde al valore aziendale. L'azienda vuole utilizzare il sistema per migliorare la sua attività, competere e guadagnare denaro. Si tratta di un risultato diverso, che offre valore aziendale reale. Guarda a cosa apporterà il tuo investimento del progetto: è un risultato del progetto che l'azienda spera che funzionerà o un risultato aziendale che consegnerà un valore aziendale reale e misurabile?
- Il tuo progetto è impostato per implementare le modifiche, mentre l'azienda è impostata in modo da non cambiare: per il successo del progetto, deve discostarsi dalla prassi usuale e fornire un cambiamento prezioso. A tal fine, un progetto richiede l'aiuto, il supporto e l'autorità di te e del tuo comitato direttivo. Nessun cambiamento aziendale corrisponde a vantaggi aziendali, il che significa che hai fallito come project sponsor.
- Chi hai nel team di progetto determina esiti e risultati: due team di progetto di fronte allo stesso problema produrranno due soluzioni diverse. Scegli il tuo team di progetto con saggezza e oculatezza. Vale la pena dedicare tempo alla fase di reperimento delle risorse del progetto, soprattutto nella scelta del project manager.
- Non puoi concentrarti su tutto, quindi dovresti concentrarti su tre cose in particolare:
- Gli elenchi Risks, Assumptions, Issues, and Decisions (RAID) del progetto: i problemi che rimangono irrisolti prima dell'implementazione presentano un carico di lavoro e costi sconosciuti e non pianificati. Se il registro dei problemi è stracolmo, sequenza temporale e budget del progetto probabilmente salteranno. E i rischi sono minacce al progetto e alla sua corretta consegna. Una serie di nuovi rischi ritardano il progetto e possono minacciare la redditività dell'intero progetto.
- Il percorso critico (o catena): come tieni traccia di questo percorso determina la probabilità di una consegna nei tempi e nel budget previsti.
- Valore del progetto: il value creep si verifica quando i vantaggi di un progetto diminuiscono progressivamente mentre i costi aumentano. Il risultato è una riduzione netta del valore del progetto, che spesso fa passare il progetto da un ritorno positivo a uno negativo.
- Sii presente: incontra il team di progetto almeno una volta al mese, nonché le aree aziendali coinvolte dal tuo progetto. Cosa ne pensano del progetto? Incontra regolarmente le tue principali parti interessate e valuta se sostengono ancora il progetto. È necessario essere considerati leader, impegnati e coinvolti. Se stai perdendo il supporto aziendale, dovresti essere il primo a saperlo, in modo da poter agire prima che sia troppo tardi.
- Impara a fare il tuo lavoro come sponsor: la sponsorizzazione del progetto non è intuitiva o un'estensione naturale della linea o della gestione operativa. È un insieme diverso di competenze e base di conoscenze che devono essere apprese. Esattamente come non vuoi che al tuo progetto lavorino dei principianti, non metterne uno in cima.
- Osserva i segni di problemi - Piccoli cambiamenti che arrivano di soppiatto: questi indicatori includono il turnover dei dipendenti non pianificato che comporta una perdita di conoscenze cumulative del progetto, modifiche cumulative all'ambito che reindirizzano l'intero progetto e risultati di scarsa qualità. Con una prospettiva più ampia, devi rivedere questi indicatori principali di fallimento del progetto.
10 attributi di una buona checklist per il project sponsor
Ecco 10 attributi che dovresti cercare in un buon project sponsor:
- Partecipazione: il project sponsor si impegna attivamente nella pianificazione e nella visualizzazione del progetto.
- Budget: il project sponsor esamina e approva il personale e le spese.
- Revisioni: il project sponsor esamina e approva le modifiche al piano di progetto.
- Risoluzione dei problemi: il project sponsor aiuta a risolvere problemi e ostacoli.
- Supporto: il project sponsor lavora e consiglia il project manager.
- Guida: il project sponsor fornisce consigli e suggerimenti e prende decisioni.
- Comunicazione: il project sponsor incoraggia strategie di comunicazione efficaci.
- Mediazione: il project sponsor serve come intermediario tra il team di progetto e i gruppi decisionali.
- Riconoscimento: il project sponsor premia il successo e il completamento delle milestone.
- Valutazione: il project sponsor valuta i successi e i fallimenti del progetto al completamento.
Perché è fondamentale mantenere informato il project sponsor?
Un project sponsor ben informato può supportare meglio il project manager assistendo con una comunicazione inter-reparto. Mantieni il project sponsor ben informato in modo da favorire il successo del progetto e sostenere aspettative realistiche tra dirigenza, parti interessate e clienti.
Cosa dovrei chiedermi come project sponsor?
Chiarezza e comunicazione sono essenziali per il successo del progetto. Prepara un elenco di domande da porre al project sponsor per stabilire una comprensione reciproca delle responsabilità, ad esempio:
- Qual è il tuo ruolo in questo progetto?
- Qual è lo scopo di questo progetto?
- Quali sono le priorità di questo progetto?
- Che tipo di resistenze o sfide prevedi in questo progetto?
- Come vorresti fosse l'escalation dei problemi?
- Quando sei disponibile?
- Quanto spesso vorresti sentire il project manager?
- Capisci il piano di progetto?
- Ci sono altri progetti che dipendono da questo progetto?
- Cosa ne pensi del programma e dei costi?
- Come valutate il prodotto finale o i risultati consegnati?
- Hai requisiti specifici di prestazione?
- Ci sono normative o politiche che dovremmo conoscere?
Come affrontare un project sponsor impegnativo
Il project sponsor potrebbe non sempre agire come previsto, quindi è importante "capire che anche loro sono esseri umani", afferma Dolfing. "Accettare che gli umani non si comportano sempre in modo razionale, ragionevole, coerente o prevedibile e operano con una consapevolezza di sentimenti umani e potenziali ordini del giorno personali. Comprendendo la causa principale del comportamento dello sponsor, è possibile valutare se c'è un modo migliore per lavorare insieme per mantenere una relazione produttiva."
Ecco alcuni tipi di problemi che potresti incontrare e suggerimenti su come affrontarli:
| Problema potenziale con lo sponsor | Passaggi per risolvere il problema |
|---|---|
| Sponsor assente o inavvicinabile |
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| Sponsor indeciso |
|
| Sponsor troppo coinvolto o troppo presente nella gestione |
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| Sponsor intraprendente |
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| Sponsor critico |
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